Vedtægter for Tollundgaard Golfklub
Revision 04 - Vedtaget på generalforsamlingen den 28. februar 2012
1.: Navn, formål og hjemsted
1.1.: Klubbens navn er "Tollundgaard Golfklub" (i det følgende blot benævnt "klubben").
1.2.: Det er klubbens formål at skabe gode muligheder for at medlemmerne kan dyrke golf og med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i klubben at udbrede kendskabet til golfsporten.
Klubben har tilhørsforhold til den ved ejendommen Tollundgaard i Silkeborg anlagte golfbane. Klubben skal stedse have indgået aftaler med den til enhver tid værende ejer af golfbanen ved ejendommen Tollundgaard om drift af golfbanen og organisation af de dertil hørende idrætslige aktiviteter, således at klubbens medlemmer kan udøve golfspillet under de bedst mulige forhold.
Klubben er en ideel forening.
1.3.: Klubbens hjemsted er Silkeborg kommune.
2.: Tilhørsforhold til Dansk Golf Union
2.1.: Klubben skal være medlem af Dansk Golf Union og af den lokale idrætsunion.
3.: Medlemskab
3.1.: Såvel aktive som passive medlemmer optages. Kun aktive medlemmer har ret til at spille på banen.
3.2.: Som medlemmer kan kun optages fysiske personer, med erhvervet Golfkørekort og tidligere eller nuværende DGU kort indehavere.
3.3.: Medlemskabet kan ikke overdrages til tredjemand.
3.4.: Indmeldelse sker skriftligt til bestyrelsen. Det påhviler bestyrelsen ikke at optage flere medlemmer end golfbanen har kapacitet til. Som følge heraf, er bestyrelsen berettiget til periodevis at begrænse tilgangen af aktive medlemmer. For medlemmer under 18 år skal indmeldelse underskrives af forældre eller værge.
3.5.: Når bestyrelsen begrænser tilgangen af aktive medlemmer, er bestyrelsen forpligtet til at føre en venteliste.
Når der på ny er åbnet for tilgang til klubben, vil nye medlemmer blive optaget i henhold til den dato disse er opført på ventelisten. (ældste dato først, næstældste, o.s.v.) Der kan ikke indgå andre kriterier end dato.
3.6.: Medlemskab er bindende for et år (et kontingentår), og udmeldelse kan kun ske skriftligt senest 1 uge før kontingentforfald (den 1. september). Ændring af medlemskategori sker efter samme retningslinier.
4.: Kontingent
4.1.: Kontingentet fastsættes af generalforsamlingen efter bestyrelsens indstilling, og omfatter følgende medlemskategorier:
1. Aktive juniorer (Til og med det kalenderår, man fylder 18 år)
2. Aktive Seniorer
3. Aktive Flex-medlemmer:
Hverdagsmedlemmer (Spilleret: Hverdage, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag).
4. Langdistancemedlemmer
5. Prøvemedlemmer
6. Passive
4.2.: Ved optagelse i klubben betaler aktive medlemmer et indskud, hvis størrelse fastsættes af generalforsamlingen.
4.3.: Juniorer betaler ikke indskud. Ved overgang fra junior til senior betales indskud.
4.4.: Overgang fra aktiv til passiv medlemskategori sker under iagttagelse af gældende udmeldelsesfrister, hvorefter medlemmet ved eventuelt senere ønske herom kan vende direkte tilbage til aktiv status uden at skulle optages på venteliste eller betale fornyet indskud.
4.5.: Indskud og kontingenter opkræves ved bestyrelsens foranstaltning.
4.6.: Det af medlemmerne betalte indskud kan ikke forlanges tilbagebetalt ved ophør af medlemskab. Der tilbagebetales ikke indskud ved overgang til en billigere medlemskategori.
4.7.: Bestyrelsen fastsætter klubbens medlemskategorier i.h.t. de af DGU udsendte retningslinjer.
5.: Kontingentrestance
5.1.: Kontingentrestance udover 3 måneder medfører eksklusion, medmindre bestyrelsen helt undtagelsesvist finder rimeligt grundlag til at dispensere herfra.
5.2.: En eksklusion er at betragte som en udmeldelse. Hvis den ekskluderede senere på ny vil optages i klubben må denne indledningsvist betale skyldige restancer, men herudover iagttage de ordinære indmeldelsesprocedurer, herunder optages på ventelisten og betale ordinært kontingent.
6.: Generalforsamling
6.1.: Klubbens øverste myndighed er generalforsamlingen.
6.2.: Ordinær generalforsamling afholdes i Silkeborg kommune hvert år inden udgangen af marts måned.
6.3.: Indkaldelse sker via e-mail, Golfbox, evt. medlemsblad og opslag i klubhuset, mindst 14 dage før.
Forslag, der ønskes forelagt generalforsamlingen til vedtagelse, skal være bestyrelsen i hænde senest hvert års l. februar.
Senest 8 dage før generalforsamlingen fremlægges til eftersyn for medlemmerne, dagsordenen og de fuldstændige forslag, der skal fremsættes på generalforsamlingen. Ligeledes fremlægges årsregnskab forsynet med revisors påtegning samt budget.
6.4.: Generalforsamlingen ledes af en af forsamlingen uden for bestyrelsen valgt dirigent.
6.5.: Stemmeberettigede er kun aktive medlemmer, som ifølge dansk lov er personligt myndige.
6.6.: Hvert medlem har én stemme. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
6.7.: Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Vedtagelse af vedtægtsændringer kræver dog, at mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer derfor.
På ethvert stemmeberettiget medlems forlangende skal der afholdes skriftlig afstemning.
6.8.: Ved valg af bestyrelsesmedlemmer og revisor skal der i tilfælde af kampvalg anvendes skriftlig afstemning efter følgende afstemningsmetode:
Der stemmes om samtlige ledige poster på én gang. Hvert stemmeberettiget medlem kan stemme på højst det antal kandidater, der skal vælges og kun med én stemme på hver kandidat.
Ved stemmelighed skal omvalg straks afholdes efter samme regler mellem kandidaterne med lige stemmetal, såfremt der stadigt er ubesatte poster.
6.9.: Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen bestemmer det, eller når mindst 1/4 af de stemmeberettigede medlemmer fremsætter skriftlig begæring herom til bestyrelsen med angivelse af dét eller de forslag, der ønskes behandlet på den ekstraordinære generalforsamling.
Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes inden 4 uger efter begæringens modtagelse, og indkaldelse skal ske med mindst 8 dages varsel på samme måde som indkaldelse til ordinær generalforsamling.
6.10.: Over forhandlingerne på generalforsamlingen føres en protokol, som underskrives af dirigenten.
7.: Dagsorden for generalforsamling
7.1.: Dagsorden for den ordinære generalforsamling er følgende:
1.Valg af dirigent.
2. Beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år.
3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse.
4. Forelæggelse af budget og fastlæggelse af medlemskontingenter og indskud.
5. Forslag fra bestyrelsen.
6. Forslag fra medlemmerne.
7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og 1. og 2. suppleanter.
8. Valg af revisor og revisor-suppleant.
9. Eventuelt.
7.2.: Forslag fra medlemmerne skal, for at kunne behandles på en ordinær generalforsamling, være indgivet skriftligt til bestyrelsen senest den 1. februar.
Forslag fra medlemmerne og fra bestyrelsen skal omtales i indkaldelsen til generalforsamlingen.
8.: Bestyrelsen
8.1.: Bestyrelsen består af 7 medlemmer, som vælges for 3 år ad gangen, idet der årligt afgår 2, 2 og 3 medlemmer.
8.2.: Der er ved stiftelsen af klubben truffet bestemmelse om hvorledes de første medlemmer af bestyrelsen fratræder, herefter fratræder bestyrelsesmedlemmerne efter anciennitet.
8.3.: Genvalg kan finde sted.
8.4.: Valgbar til bestyrelsen er ethvert stemmeberettiget medlem.
8.5.: I tilfælde af forfald i bestyrelsen indtræder først 1. suppleanten og derefter 2. suppleanten indtil næste generalforsamling.
Hvis bestyrelsesmedlemmets forfald er permanent, vælges der på førstkommende generalforsamling et nyt medlem af bestyrelsen til afløsning for det forfaldne medlem, uanset om det pågældende medlem er på ordinært valg.
9.: Konstitution af bestyrelsen
9.1.: Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, sekretær, kasserer og ordinære bestyrelsesmedlemmer.
9.2.: Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
9.3.: Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede.
9.4.: Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
9.5.: Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol.
10.: Den daglige ledelse
10.1.: Bestyrelsen har den daglige ledelse af klubben og træffer, med bindende virkning, beslutning i klubbens anliggender.
10.2.: Klubben tegnes af formanden eller næstformanden i forening med et bestyrelsesmedlem.
10.3.: Bestyrelsen kan ansætte lønnet personale og meddele specialfuldmagter.
10.4.: Optagelse af større lån samt køb, salg og pantsætning af fast ejendom kræver godkendelse af generalforsamlingen.
10.5.: For de af bestyrelsen på klubbens vegne indgåede forpligtelser hæfter alene klubbens formue.
11.: Udvalg
11.1.: Bestyrelsen nedsætter de udvalg, der efter bestyrelsens eller generalforsamlingens opfattelse er behov for, herunder som minimum følgende:
1. baneudvalg
2. turneringsudvalg
3. juniorudvalg
4. handicapudvalg
5. informations- og PR-udvalg.
11.2.: Bestyrelsen udpeger udvalgsformændene. Bestyrelsen skal godkende udvalgenes øvrige medlemmer.
11.3.: Bestyrelsen fastsætter udvalgenes opgaver og kompetence og giver retningslinier for udvalgsarbejdet.
12.: Regnskab
12.1.: Klubbens regnskabsår går fra 1. januar til 31. december. Første regnskabsår dog fra stiftelsen til 31. december 2007.
12.2.: Det reviderede regnskab udsendes i skriftlig form til samtlige medlemmer samtidigt med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling.
13.: Spillemåde, ordensforskrifter, m.v.
13.1.: Klubben respekterer de af Dansk Golf Union og Danmarks Idræts- Forbund fastlagte betingelser for medlemskab.
13.2.: Klubben respekterer Dansk Golf Unions regler for DGU- og Nordisk Introduktionskort.
13.3.: For golfspillet i klubben gælder de af The Royal & Ancient Golf Club of St. Andrews fastsatte regler, samt de af bestyrelsen med Dansk Golf Unions godkendelse fastsatte lokale regler.
13.4.: Fastsættelse af medlemmernes handicap skal ske i henhold til Dansk Golf Unions handicapsystem, og tildeling af handicapslag i handicapturneringer og -matcher sker i h.t. det af Dansk Golf Union fastsatte slope-system.
13.5.: Bestyrelsen fastsætter i øvrigt de bestemmelser, som findes nødvendige af hensyn til spillets afvikling og ordenens opretholdelse inden for klubbens område. Overtrædelse af disse bestemmelser kan af bestyrelsen straffes med karantæne eller i gentagne eller grove tilfælde med udelukkelse (eksklusion) fra klubben. Bestyrelsens afgørelse herom kan af medlemmet indbringes for Dansk Golf Unions Amatør- og Ordensudvalg.
Afgørelse af eksklusion kan medlemmet endvidere kræve forelagt en generalforsamling.
Indbringelse for DGU’s Amatør- og Ordensudvalg samt generalforsamling har dog ikke opsættende virkning.
14.: Opløsning
14.1.: Til beslutning om klubbens opløsning kræves, at mindst 2/3 af alle stemmeberettigede medlemmer er repræsenteret på generalforsamlingen, og at mindst 2/3 af de repræsenterede stemmeberettigede medlemmer stemmer for forslaget.
14.2.: Såfremt 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer ikke er repræsenteret på generalforsamlingen, men forslaget dog er vedtaget af 2/3 af de repræsenterede stemmeberettigede medlemmer, skal bestyrelsen skriftligt med mindst 8 dages varsel indkalde til ekstraordinær generalforsamling, der skal afholdes inden 4 uger efter den første generalforsamling.
Forslaget om klubbens opløsning kan her vedtages af 2/3 af de repræsenterede stemmeberettigede medlemmer, uanset disses antal.
14.3.: I tilfælde af klubbens opløsning, vedtaget som beskrevet, træffer den opløsende generalforsamling ved simpel stemmeflertal bestemmelse om den nærmere fremgangsmåde ved opløsningen, herunder afviklingen af klubbens formueforhold.
14.4.: Eventuelt overskud ved afviklingen tilfalder Dansk Golf Union.
Silkeborg, den 28. februar 2012
