Tollundgaard Golf Klub bestyrelse har vedtaget følgende forretningsorden:
1. Konstituering.
Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter generalforsamlingen, eller senest 2 uger efter, med formand, næstformand, sekretær, kasserer og udvalgsformænd.
2. Bestyrelsesmøder.
Bestyrelsesmøder afholdes efter behov. Normalt 1 gang om måneden.
Dato og tidspunkt for de ordinære bestyrelsesmøder fastlægges på det første ordinære bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen.
Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker det, kan der med formandens tilsagn indkaldes til ekstraordinært bestyrelsesmøde med min. 7 dages varsel. Formanden kan om nødvendigt indkalde til ekstraordinært bestyrelsesmøde med kortere varsel.
3. Dagsorden og referat.
Dagsorden til ordinære bestyrelsesmøder udarbejdes af formanden og udsendes med tilhørende bilag til bestyrelsen senest 3 dage før mødet. Dagsordenen skal altid have følgende faste punkter:
1. Drøftelse og godkendelse af dagsorden.
2. Godkendelse af referat fra forrige møde.
3. Orientering fra formanden, kassereren, samt formændene for udvalg.
4. Eventuelt.
Afgørelse på bestyrelsesmøder træffes ved almindelig stemmeflerhed og i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Sekretæren udarbejder referat og sender det på mail til de øvrige bestyrelsesmedlemmer for kommentarer og/eller godkendelse. Formanden tilser, at der ikke videregives forhold af personlig karakter. Referatet lægges derefter på hjemmesiden.
Bestyrelsen kan beslutte, at en del af referatet ikke medtages på hjemmesiden.
I rutinesager eller i situationer, hvor bestyrelsen ikke kan samles inden en afgørelse skal træffes, kan formanden alene træffe en afgørelse.
4. Emner til dagsordenen, der kan forelægges.
Emner til dagsordenen, kan forelægges af ethvert bestyrelsesmedlem enten varslet som et særskilt punkt på dagsordenen eller frembragt under eventuelt.
Bestyrelsen kan uden realitetsbehandling stemme om spørgsmålet skal behandles.
Emner kan endvidere forelægges bestyrelsen af ethvert medlem af klubben.
Henvendelsen skal være skriftlig og med angivelse af navn og medlemsnummer samt rettet til bestyrelsesformanden eller til den samlede bestyrelse via sekretariatet.
5. Emner til dagsordenen, der skal forelægges.
Ethvert bestyrelsesmedlem skal forelægge væsentlige spørgsmål på et bestyrelsesmøde, ordinært eller ekstraordinært, såfremt en beslutning på det pågældende område - enten økonomisk eller på grund af sin væsentlighed for klubbens medlemmer - er den samlede bestyrelses ansvar.
Dette indebærer, at ingen bestyrelsesmedlemmer, heller ikke de bestyrelsesmedlemmer, der bestyrer et budget alene eller sammen med et udvalg, kan træffe endelig afgørelse i en sag, der omfattes af ovennævnte bestemmelse.
Bedømmelse af om en beslutning på grund af økonomiske eller andre årsager er af væsentlighed for klubbens medlemmer træffes af den samlede bestyrelse.
6. Emner, der skal sendes til høring.
Et emne kan normalt ikke endeligt vedtages af bestyrelsen, såfremt det specifikt vedrører arbejdet i et eller flere udvalg, og dette/disse udvalg ikke er blevet hørt.
Bestyrelsen har ingen pligt til at følge et udvalgs indstilling, men kan afgøre sagen efter de i klubbens love fastsatte regler.
7. Budgetter og budgetansvarlig.
Hvert efterår udarbejdes budget for det kommende kalenderår.
Kassereren er koordinator og samler alle udvalgenes ønsker til budgettet. Når ønskerne er beskrevet og de deraf følgende udgifter og indtægter er beregnet, udarbejder kassereren i samarbejde med formanden et budgetoplæg til behandling i bestyrelsen.
Efter evt. forhandlinger vedtager bestyrelsen det budget, som endeligt skal forelægges på generalforsamlingen i februar.
Når et budget er vedtaget, er hver udvalgsformand indenfor sit arbejdsområde budgetansvarlig. Den budgetansvarlige har pligt til overfor bestyrelsen at indberette om afvigelser fra budgettet så hurtigt som muligt og om nødvendigt at bede om ekstrabevillinger.
8. Regnskaber og regnskabsansvarlig.
Den løbende bogføring foretages af kassereren. På grundlag af den løbende bogføring udarbejdes månedsbalancer. Bogføringssystemet er Internetbaseret og foregår via www.e-conomic.dk. Klubbens kasserer er ansvarlig for, at bestyrelsen bliver underrettet om evt. uregelmæssigheder.
Kassereren udarbejder udkast til årsrapport og årsbudget til behandling i bestyrelsen.
Alle bilag skal attesteres af det bestyrelsesmedlem under hvis ansvarsområde udgiften eller indtægten henhører. Herefter vil udgiftsbilagene udbetales via bankoverførsel. ´
9. Udvalg.
For alle udvalg, komiteer m.v. gælder, at deres opgaver og kompetencer, herunder deres forhold til bestyrelsen og andre udvalg bør være nedskrevet og godkendt af bestyrelsen. Fortegnelse over udvalgenes medlemmer skal meddeles sekretariatet, der offentliggør fortegnelsen på klubbens hjemmeside.
Når der holdes møder i de forskellige udvalg og komitéer, skal der sendes et kort referat på mail til info@tollundgaardgolf.dk
10.
Post der modtages i ‘Kassen"’ i Cafeen, åbnes løbende af det bestyrelsesmedlem der ser det og sørger for sortering og fordeling til de respektive bestyrelsesmedlemmers indbakker.
Er der post, der ser ud til at skulle behandles hurtigt, skal det bestyrelsesmedlem der åbner posten, give besked til vedkommende.
Vedtaget på bestyrelsesmødet den 7. juni 2017
